Bật mí những kỹ năng cần có của nhà quản lý dự án chuyên nghiệp

Tại sao một số người làm quản lý lại có thể bàn giao dự án của họ vào đúng thời gian quy định, đúng với yêu cầu được giao và làm hài lòng khách hàng? Tại sao nhà quản lý có thể cân bằng được cuộc sống và công việc của mình một cách khoa học? Đó chính là bởi họ có kỹ năng quản lý.

Những kỹ năng này ngày càng được trau dồi và cải thiện, nó được thể hiện trong các đánh giá về hiệu quả từ đầu đến cuối dự án, từ phía đối tác, nhân viên phản hồi lại.

Nhà quản lý không cần có kinh nghiệm nhiều năm mới có thể gặt hái thành công. Bằng cách thay đổi những thói quen xấu, trau dồi những kĩ năng thì nhà quản lý có thể nâng tầm đáng kể dự án của mình. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu những kĩ năng cần có của một nhà quản lý chuyên nghiệp.

1. Kỹ năng giao tiếp

Ở bất kì vị trí công việc nào thì người có kỹ năng giao tiếp cũng là một điểm mạnh. Người có kỹ năng giao tiếp sẽ biết làm chủ cuộc trò chuyện, đưa những thông tin cần thiết, biết điều chỉnh hành vi sao cho đối phương cảm thấy thoải mái nhất, tạo sự thân thiện và muốn được tiếp tục cuộc trò chuyện. Kỹ năng này càng trở nên quan trọng với một nhà quản lý dự án.

Khi làm dự án thì nhà quản lý phải gặp đối tác để đàm phán, thương lượng về hợp đồng, về thời gian bàn giao, thù lao dự án,…Một người làm quản lý khôn khéo sẽ hiểu đối tác mình cần gì, khéo léo trong cách đặt vấn đề và tiếp cận họ theo những cách thân thiện nhất để làm chủ được cuộc đàm phán. Người quản lý cũng phải phân chia, giám sát công việc đối với nhân viên của mình. Nhà quản trị cần biết cách lắng nghe và hướng suy nghĩ của nhân sự theo mong muốn của mình để hoàn thành mục tiêu chung. Theo thống kê thì nhà quản lý dùng đến 90% thời gian của mình để dùng trong giao tiếp. Đó là thời gian nhà quản lý dùng để truyền đạt, thuyết phục về tầm nhìn, ý tưởng và các vấn đề khác như thuyết trình, báo cáo với cấp trên hay đối tác.

2. Kỹ năng lãnh đạo

Lãnh đạo là một kỹ năng rất quan trọng của nhà quản trị. Người lãnh đạo giỏi là người không những dẫn dắt nhân viên của mình hoàn thành mục tiêu đặt ra mà còn giúp họ có thể phát huy tối đa những năng lực tiềm ẩn trong bản thân. Một nhà lãnh đạo giỏi sẽ biết gắn kết nhân sự của họ với nhau, vạch ra cho họ con đường đi rõ ràng trong tương lai.

Người lãnh đạo không cần là người quá giỏi về chuyên môn hay có khả năng làm việc phi thường nhưng phải nói được làm được, khiến người khác nể trọng. Người lãnh đạo giỏi sẽ biết ra quyết định đúng lúc. Họ biết đánh giá vấn đề, phân tích, phán đoán và đưa ra quyết định kịp thời.

3. Kỹ năng làm việc nhóm

Có rất nhiều nhà quản lý không thể kết nối với các thành viên trong đội nhóm của mình, chính vì thế môi trường làm việc trở nên xa cách và kết quả công việc không cao. Kỹ năng cần có của một nhà quản lý dự án đó là phải hiểu về đội nhóm của mình, biết lắng nghe suy nghĩ của người khác để ngày một hoàn thiện bản thân.

Làm việc nhóm là cách để mọi người cùng nhau kết hợp những ưu điểm của mình để thực hiện một công việc hướng đến kết quả chung. Điều này sẽ được phát huy tối đa hiệu quả của mình trong việc giúp các thành viên có thể bổ sung những thiếu sót cho nhau. Nhà quản lý cần có trách nhiệm với đội nhóm của mình để tạo nên tạo nên sự thành công cho dự án.

4. Quản lý chi phí của dự án

Trong quá trình thi công, dự án sẽ phát sinh thêm các khoản chi phí. Nếu nhà quản lý không kiểm soát được yếu tố tài chính này thì dự án rất dễ rơi vào thua lỗ, chậm tiến độ bàn giao. Nhà quản tị cần thường xuyên cập nhật những th
ay đổi về giá, những khoản chi thêm, tính toán chi phí so với dự kiến để có cách giải quyết phù hợp.

Có phương án rõ ràng về cách sử dụng chi phí, cân nhắc những khoản chi thực sự cần thiết để có thể tối đa hóa lợi nhuận nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dự án.

5. Kỹ năng quản trị rủi ro

Khi làm bất kì công việc nào thì chúng ta cũng phải đối mặt với rủi ro, đặc biệt là với việc làm dự án. Nhà lãnh đạo cần hiểu về rủi ro có thể gặp phải để đưa nó vào danh mục rủi ro đăng kí, ngoài ra cần thường xuyên xem xét và hành động để cải thiện hậu quả do rủi ro đem lại.

Nhà quản lý cần tính toán và có các giải pháp cụ thể khi rủi ro xảy ra. Quản lý rủi ro là một phần quan trọng của người làm dự án bởi nếu không khắc phục những rủi ro nhỏ thì nó sẽ biến thành các vấn đề lớn và khó để sửa chữa hậu quả. Nhà lãnh đạo có thể đưa rủi ro của dự án trong nội dung các buổi họp để mọi người cùng thảo luận và chọn ra phương án tối ưu nhất. Hãy để rủi ro không còn là một mối đe dọa và lập kế hoạch hành động cụ thể cho dự án của bạn.

Quản lý dự án là một công việc đòi hỏi rất nhiều những kỹ năng khác nhau. Các nhà quản trị hãy bắt đầu mài giũa, bổ sung và hoàn thiện kỹ năng của mình mỗi ngày để trở thành nhà quản lý chuyên nghiệp.