Bản mô tả công việc sẽ giúp cho các ứng viên có thể dễ dàng hình dung ra một ngày làm việc của họ. Phân chia trách nhiệm thành những công việc cụ thể.
Có sự hình dung rõ ràng trước khi viết bảng mô tả
Trước khi xây dựng một bản mô tả công việc người viết cần hình dung được đối tượng nhân sự mà công ty sẽ tuyển chọn. Người viết nên tự đưa ra các câu hỏi như: Ứng viên tiềm năng của công ty mình sẽ là người như thế nào? Nhân sự có trình độ chuyên môn như thế nào? Nhân sự ấy sẽ đảm nhận chức vị gì?
Nếu như muốn chắc chắn và không mất thời gian cho người tuyển dụng công ty có thể sử dụng các hình thức phỏng vấn qua điện thoại hay Internet trước khi ứng viên đến phỏng vấn trực tiếp vào công ty. Điều này sẽ làm cho cuộc phỏng vấn đạt hiệu quả cao hơn.
Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm
Trong bản tin tuyển dụng, nên tối ưu hóa từ khóa để tăng khả năng bài đăng tuyển của bạn được tiếp xúc được với nhiều ứng viên hơn. Nên chọn các từi khóa cụ thể tránh đưa ra các từ khóa có tính khái quát vì điều này sẽ dẫn đến độ cạnh tranh cao.
Việc chọn các từ khóa rất quan trọng, giúp cho các ứng viên có thể hình dung một cách rõ ràng hơn về vị trí mà mình sẽ ứng tuyển.
Ví dụ điển hình trong cuộc khảo sát về đơn tuyển dụng có tiêu đề là “Tuyển dụng nhân viên kinh doanh”. Đây là tiêu đề tuyển dụng của một công ty mỹ phẩm. Người tuyển dụng lựa chọn từ khóa chính là “tuyển dụng” hay “nhân viên kinh doanh”.
Kết quả là công ty sẽ không tuyển dụng được các ứng viên tiềm năng, số lượng nộp hồ sơ ứng tuyển cũng rất thấp. Sau đó nhận ra sai lầm trong chọn từ khóa tuyển dụng thì công ty đã thay đổi thành “cần tìm nhân viên kinh doanh mỹ phẩm” thì kết quả ứng viên tiềm năng ứng tuyển đã nâng cao rõ rệt.
Đừng nên quá chính xác
Trong quá trình phỏng vấn và chọn lọc ứng viên, nhà tuyển dụng không nên quá chính xác và quá khắt khe như các yêu cầu được đặt ra trong bản mô tả công việc. hãy tương đối mọi thứ, nếu như trong quá trình phỏng vấn có thể có những ứng viên không đạt yêu cầu như trong bản mô tả công việc, nhưng khi tiếp xúc trực tiếp với các ứng viên bạn sẽ nhìn được nhiều tiêm năng hơn từ ứng viên. Khi có sự tiếp xúc trực tiếp và thương lượng với nhau nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng nhìn ra được các tiềm năng của các ứng viên hơn. Chỉ đơn giản tại thời điểm phỏng vấn họ chưa có những kỹ năng mà công ty yêu cầu, nhưng nếu nhà tuyển dụng nhìn thấy được tiềm năng của một ứng viên có thể đào tạo được để phù hợp với công việc thì nhà tuyển dụng không nên bỏ qua.
Trong bản mô tả công việc nên chia nhỏ từng mục ra rõ ràng. Nhờ đó thì các ứng viên có thể dễ dàng hiểu được mình có đáp ứng hay phù hợp với công việc không.
Sử dụng phương pháp checklist
Để có thể tăng hiệu quả tuyển dụng cũng như tuyển dụng được các ứng viên tốt nhất. Một bản mô tả công việc nên sử dụng phương pháo checklist để đảm bảo các ứng viên không thiếu yếu tố nào. Một số nội dung cơ bản cần đưa ra trong một bản mô tả công việc là:
– Vị trí làm việc
– Thông tin về công ty
– Thông tin về kỹ năng và yêu cầu của công ty
– Địa điểm cụ thể khi làm việc
– Mức lương cơ bản và các lợi ích khác
– Địa chỉ liên hệ chi tiết
Nên cá nhân hóa và chuyên nghiệp hóa về tin tuyển dụng
Những thông tin nêu trong bản mô tả công việc nên được chuyên nghiệp hóa để gây ấn tượng ngay từi cái nhìn đầu tiên đối với các ứng viên. Không nên quá dài dòng, không rõ ràng và quá chi tiết bởi nó sẽ làm cho các ứng viên bị choáng ngợp và không gây ấn tượng đối với các ứng viên.
Mặt khác, cũng không nên quá rập khuôn, khô khan và nên tạo một bản mô tả công việc sáng tạo và điểm xuyết một ít cá tính vào bài tuyển dụng. Cũng có thể kèm các video hay hình ảnh để kích thích các ứng viên đồng thời để lại ấn tượng đối với họ.
Những điều cần tránh khi xây dựng một bản mô tả công việc
Phân biệt đối xử
Nếu muốn công ty có một môi trường làn việc đa dạng, đừng bao giờ phân biệt đối xử ngay cả trong ngôn ngữ của bản mô tả công việc. Ví dụ như trong các bản mô tả công việc tránh các yêu cầu đối với các ứng viên
như yêu cầu trưởng phòng tuyển dụng với 10 năm kinh nghiệm, việc đưa ra các yeu cầu phân biệt này sẽ khiên công ty mất đi cơ hội tìm kiếm được các bạn trả tài năng. Hay việc yêu cầu nam hay nữ cho một công việc. Chỉ trừ những công việc có tính đặc thù thì mới nên yêu cầu như vậy.
Các công cụ như Texio giúp bạn tạo một bản mô tả công việc trung lập bằng cách xác định những từ ngữ như: đầy tham vọng, thách thức,..hoặc những từ ngữ nữ tính như: cộng tác và hỗ trợ,…
Yêu cầu quá nhiều
Trừ khi muốn thuê một cựu Tổn thống về làm việc, các yêu cầu không thực tế và cần thiết cho công việc thì không nên vào bản mô tả. Xác định những yêu cầu cần thiết nhất đối với công việc và những gì có thể học trong công việc và chỉ đăng tuyển những kỹ năng cần có. Nếu bạn đã có trong đầu một người cần thiết với vị trí đó.
Tiêu cực
Liệt kê các yêu cầu công việc một cách ró ràng và tích cực, ngay cả khi muốn loại bỏ những ứng viên không đủ tiêu chuẩn. Không nên đưa ra các khẳng định để từ chối các ứng viên như: không tuyển dụng các ứng viên dưới 5 năm kinh nghiệm, điều này sẽ biến công ty thành một thương hiệu tuyển dụng xấu. Thay vào đó hay ghi một cách lịch sự và tinh tế hơn như: Xin lưu ý đây là vị trí việc làm cao cấp vì vậy, kinh nghiệm tại lĩnh vực X là rất quan trọng.”
Cấu trúc lộn xộn
Một bản mô tả công việc tốt cần rõ ràng và hấp dẫn. Mọi người có thể tìm việc trên điện thoại. Vì vậy, sử dụng dấu đầu dòng sẽ dễ dàng theo dõi hơn là viết thành một đoạn văn. Ngoài ra, hãy tách biệt giữa những yêu cầu cần phải có với những kỹ năng nếu có sẽ được ưu tiên.
Sự bí ẩn
Muốn thu hút những ứng viên tiềm năng thì cần tránh sự bí ẩn, thiếu thông tin. Chức danh và nhiệm vụ cần thật rõ ràng. Hãy nêu những yêu cầu bắt buộc như chứng nhận, bằng cấp, giấy phép,… Bằng cách này bạn sẽ tránh được những ứng viên không đủ trình độ trong quá trình tuyển dụng.
Một bản mô tả công việc tốt sẽ mở ra cánh cửa thành công cho quá trình tuyển dụng. Khi bạn đã thu hút được sự chú ý của ứng viên, hãy giới thiệu văn hóa công ty bằng một trang hiển thị bắt mắt, hấp dẫn, kèm theo mẫu đăng ký ứng tuyển nhanh chóng, hiệu quả.
